Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung für Auftragnehmer der LUBW
Sehr geehrte Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer der LUBW,
seit dem 01.01.2022 sind gemäß § 3 Abs. 1 der Verordnung der Landesregierung über die
elektronische Rechnungstellung im öffentlichen Auftragswesen in Baden-Württemberg (E-
Rechnungsverordnung Baden-Württemberg – ERechVOBW) Rechnungssteller zur Ausstel
lung von elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Sinne des § 1 Abs. 7
des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung des Landes Baden-Württemberg
(E-Government-Gesetz Baden-Württemberg – EGovG BW) verpflichtet.
Eine bis zum 31.12.2025 befristete Ausnahme von diesem Grundsatz gilt nur für Rechnungen
bis zu einem Betrag von 1.000 Euro (netto) ohne Umsatzsteuer. Gerne nimmt die LUBW auch
unterhalb von 1.000 (netto) ohne Umsatzsteuer Ihre elektronische Rechnung entgegen.
Im Folgenden bieten wir Ihnen nach einer Kurzinformation zu den wesentlichen Pflicht
feldern beim Standard „XRechnung“ wichtige Informationen und Erläuterungen zur Ab
rechnung von Leistungen mit der LUBW.
Kurzinformation zu den wesentlichen Pflichtfeldern beim Standard „XRechnung“
Beim Einreichen einer XRechnung über https://www.service-bw.de/erechnung (ZRE) oder per
E-Mail an rechnung@service-bw.bwl.de:
•
•
•
•
BT-10: Leitweg-ID
08-A4062-89
BT-44: Käufer
Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg
BT-49: E-Mail
poststelle@lubw.bwl.de
Alle steuerrelevante Informationen des Rechnungsstellers: d.h. alle Angaben
nach §14 UStG bzw. §33 UStDV für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
Weitere wichtige Rechnungsdaten:
•
•
•
•
•
•
BT-1:
Rechnungsnummer
BT-2:
Rechnungsdatum
BT-11: Projektnummer (siehe Beauftragung)
BT-12: Vertragsnummer (siehe Beauftragung)
BT-13: ggf. Bestellnummer (siehe Beauftragung)
Lieferinformationen – Lieferdatum, Leistungsdatum oder Abrechnungszeitraum
LUBW Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg • Griesbachstraße 1 • 76185 Karlsruhe
Telefon: +49 (0) 7 21 / 56 00-0 • Telefax: +49 (0) 7 21 / 56 00-14 56 • E-Mail: poststelle@lubw.bwl.de • Internet: www.lubw.baden-wuerttemberg.de
Anfahrtshinweise im Internet • Anstalt des öffentlichen Rechts • Handelsregister: Amtsgericht Mannheim • HRA 104736 • USt.-IdNr.: DE 213 361 243 ▪
Bankverbindung: Deutsche Bundesbank BIC: MARKDEF1660 IBAN: DE02 6600 0000 0066 0015 28 •
Datenschutzerklärung: www.lubw.baden-wuerttemberg.de/datenschutz
Vorsitzende des Verwaltungsrats: Ministerin Thekla Walker MdL • Leitung: Präsident Dr. Ulrich Maurer
2
Bei technischen Fragen und Problemen bitten wir sie den Support des Zentralen Rechnungs
eingangs Baden-Württemberg (ZRE) bei Service-BW (https://service-bw.de/erechnung) zu
nutzen.
Service-Hotline: 0711/21 844 599
Des Weiteren gibt es die Möglichkeit, X-Rechungen über PEPPOL einzureichen. In diesem
Fall ist folgende Leitweg-ID zu verwenden: 0204:08-A4062-89.
Was ist eine elektronische Rechnung im Sinne der ERechVOBW?
Eine „elektronische Rechnung“ nach § 2 Abs. 2 der ERechVOBW ist eine Rechnung, die in
einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das
Rechnungsdokument muss dazu im Standard „XRechnung“ oder einem anderen der Norm EN
16931 entsprechenden Format erstellt werden. Zugelassene Rechnungsformate sind immer
aktuell einsehbar unter https://service-bw.de/erechnung.
Eine Bilddatei, eine Rechnung im PDF-Format, ein PDF-Dokument oder eine eingescannte
Papierrechnung sind keine elektronischen Rechnungen.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Empfehlungen für die Verwendung bestimmter
Rechnungstools aussprechen können. Wenn Sie sich über Suchmaschinen diesem Thema
nähern, finden Sie kostenlose E-Rechnungs-Generatoren wie z.B. xrechnung.io der cosinex
GmbH. Darüber hinaus gibt es auch Dienstleister, die eine Konvertierung von Rechnungen und
den Versand von elektronischen Rechnungen anbieten.
Wie reichen Sie als Auftragsnehmer elektronische Rechnungen ein?
Für das Einreichen einer in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellten elektro
nischen Rechnung bei der LUBW bestehen folgende Möglichkeiten:
1. Einreichen über den Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE)
Das Einreichen der elektronischen Rechnung erfolgt hierbei durch Hochladen der Rechnungs
datei. Diesen Rechnungseingang sowie weitere Informationen hierzu (z.B. FAQs, Informatio
nen zur Technik und den verarbeitungsfähigen Formaten, Support-Hotline, Nutzungsbedingun
gen) erhalten Sie unter https://service-bw.de/erechnung. Es gelten die über https://service-
bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des ZRE in der zum Zeitpunkt der Ein
bringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung. Das Rechnungsdokument muss im
3
Feld Buyer-Reference (BT-10) die Leitweg-ID 08-A4062-89 aufweisen. Für die Nutzung des
ZRE ist keine Registrierung erforderlich.
2. Einreichen über PEPPOL
Neben dem ZRE besteht auch die Möglichkeit, elektronische Rechnungen mittels Webservice
über die Infrastruktur von Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) beim ZRE
einzubringen.
Für die Nutzung von PEPPOL ist vom Rechnungssteller die folgende ergänzte Leitweg-ID zu
nutzen: 0204:08-A4062-89. Die übrigen Bestimmungen bezüglich des ZRE gelten dabei eben
falls.
3. Einreichen per E-Mail
Die elektronische Rechnung kann auch per E-Mail an folgende Adresse versendet werden:
rechnung@service-bw.bwl.de. Die E-Mail bitte ohne Nachrichteninhalt nur mit der Rech
nungsdatei (nur eine XMLDatei anhängen, keine PDF-Datei) als einzigem Anhang versen
den. Nach dem Versenden der E-Mail erhalten Sie umgehend Rückantwort per E-Mail, ob die
Rechnung erfolgreich eingegangen und verarbeitet werden konnte. Wenn Sie keine Rückant
wort erhalten, war das Versenden der elektronischen Rechnung per E-Mail nicht erfolgreich.
Sollte Ihre Rechnungsdatei vom ZRE unter Verweis auf Fehler im Rechnungsformat zurück
gewiesen werden, wenden Sie sich zunächst bitte an den Support des Herstellers des Soft
wareprogramms, mit dem die Rechnungsdatei erzeugt wurde. Im Übrigen verweisen wir auf
die Informationen und die Handreichungen für den Versand per E-Mail unter https://service-
bw.de/erechnung.
Wesentliche Pflichtfelder beim Standard „XRechnung“
•
•
•
•
BT-10: Leitweg-ID
08-A4062-89
BT-44: Käufer
Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg
BT-49: E-Mail
poststelle@lubw.bwl.de
Alle steuerrelevante Informationen des Rechnungsstellers: d.h. alle Angaben
nach §14 UStG bzw. §33 UStDV für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.
Rechnungen aus dem Ausland, die eine Reverse-Charge-Steuerpflicht auslösen,
müssen immer die Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG enthalten.